Quatre pour cent du chiffre d’affaires mondial : voilà le nouveau plafond des sanctions financières pour ceux qui font l’impasse sur la Loi 25. Aujourd’hui, certaines PME fonctionnent encore sans responsable de la protection des renseignements personnels, convaincues à tort que seules les boutiques en ligne sont concernées. Ce n’est plus le cas. La moindre transmission de données à un sous-traitant ou fournisseur tombe désormais sous le coup de la réglementation.Le déploiement progressif de la Loi 25 rebat les cartes : les pratiques internes doivent évoluer, les contrats être revus, et chaque manquement peut se solder par des conséquences immédiates et bien réelles.
loi 25 au québec : comprendre l’essentiel en quelques points clés
L’explosion des risques liés à la gestion des renseignements personnels et la digitalisation accélérée imposent un virage serré. La loi 25 n’est pas un détail réglementaire, mais une bascule : toutes les entreprises québécoises, quelle que soit leur taille, sont dans le viseur. Depuis septembre 2022, le cadre s’applique par étapes, mais le message est limpide : la protection des données concerne tout le monde, sans exception.
Pour s’orienter dans ce nouveau paysage, il faut intégrer quelques obligations devenues incontournables :
- Désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels : ce poste doit exister, être connu, affiché sur le site de l’entreprise et mentionné dans les politiques de confidentialité.
- En cas d’incident susceptible de causer un tort réel, notification obligatoire à la Commission d’accès à l’information du Québec et aux personnes touchées.
- Le consentement n’est plus une case à cocher à la va-vite : il doit être donné explicitement, sans pression, pour chaque collecte ou utilisation des données personnelles.
- Publication d’une politique limpide et accessible sur la protection de la vie privée et la gestion des renseignements recueillis.
Le respect de la loi 25 ne se joue plus à l’aveugle : des critères précis, vérifiables par la commission information Québec, servent désormais de repères. Les sanctions sont claires : jusqu’à 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Ce cadre s’inscrit dans une dynamique internationale de renforcement de la protection des renseignements, tout en tenant compte du contexte local.
Qu’on dirige une start-up, une PME ou une multinationale, la gestion, la transmission et la sécurisation des renseignements personnels doivent être repensées de A à Z. Les sous-traitants aussi sont concernés : la moindre négligence, même accidentelle, peut coûter cher, abîmer la réputation et entraîner des poursuites.
quels objectifs pour la loi 25 et pourquoi elle concerne toutes les entreprises ?
Avec la loi 25, l’objectif est limpide : garantir la protection de la vie privée et rendre à chacun la confiance qu’il attend des entreprises qui manipulent ses renseignements personnels. Ce n’est pas qu’une question de technique ou de conformité : la vigilance doit être permanente, la responsabilité, assumée à chaque étape du traitement des données.
Du cabinet spécialisé à la boutique de quartier, toutes les structures doivent s’aligner. La conformité n’est plus réservée aux grandes sociétés. La simple présence d’une donnée personnelle dans le système impose le respect de la loi, sans distinction de secteur ou de volume.
Trois axes structurent cette évolution :
- transparence : chaque collecte doit s’accompagner d’explications claires sur l’usage et la durée de conservation
- responsabilisation : impossible pour les décideurs de se cacher derrière l’imprécision ou la délégation
- gestion des risques : chaque circulation de données implique une évaluation, et, en cas de problème, une notification rapide
Dans le privé, il ne suffit plus d’installer une solution technique et d’espérer passer sous les radars. La loi 25 place la protection des renseignements au même niveau que la sécurité ou la qualité de service : incontournable, structurant, non négociable. Désormais, chaque citoyen doit pouvoir contrôler ses informations, peu importe l’entreprise qui les détient. Adopter la loi 25, c’est réinventer sa gouvernance numérique en profondeur.
les obligations incontournables à respecter pour rester conforme
Impossible d’y échapper : la nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels est désormais une exigence de base. Ce référent porte la conformité à la loi 25 et dialogue directement avec la commission d’accès à l’information du Québec.
Le consentement évolue également : il doit être recueilli avant toute collecte de données personnelles et validé pour chaque usage distinct. Impossible d’étendre une autorisation existante sans l’accord de la personne concernée. Point d’attention supplémentaire pour les mineurs : la loi impose une vigilance renforcée pour les moins de 14 ans.
Chaque entreprise doit mettre à disposition une politique de confidentialité claire, détaillée et disponible pour tous. Ce document précise non seulement les objectifs des traitements, mais aussi les interlocuteurs, les droits des individus et les durées de conservation des renseignements personnels. Transparence complète, sans angles morts.
Autre avancée : le droit à la portabilité des données. Chacun peut réclamer ses informations dans un format structuré, standard et lisible. Inspirée du RGPD, cette mesure pousse les organisations à renforcer leurs compétences techniques et leur réactivité.
Impossible de lancer un outil ou un nouveau service sans réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée si des risques existent pour la confidentialité. Ce diagnostic devient incontournable dès qu’on intègre une innovation numérique ou qu’on modifie un processus de gestion des renseignements personnels. Plus question de bâcler la démarche : la crédibilité et la responsabilité de l’entreprise sont en jeu.
adopter de bonnes pratiques : conseils concrets pour faciliter la mise en conformité
cartographier et maîtriser les flux de renseignements personnels
Commencez par recenser toutes les données personnelles collectées, traitées ou stockées. La cartographie des flux permet de localiser les points sensibles et de cibler les mesures de confidentialité là où elles s’imposent. Associer les équipes métiers, l’informatique, les ressources humaines : chacun a une part du puzzle, tous sont indispensables pour une vue d’ensemble fidèle à la réalité.
encadrer la gouvernance et documenter chaque étape
Centraliser les accès, limiter le partage aux personnes habilitées, documenter chaque mesure adoptée : sécurité des systèmes, gestion des incidents, modalités de recueil des consentements. Si la commission d’information du Québec contrôle, la traçabilité devient un atout décisif.
Voici des leviers concrets pour renforcer votre conformité :
- Déployer des outils technologiques robustes pour automatiser la gestion des demandes d’accès ou de rectification.
- Mettre en place des formations régulières pour sensibiliser les équipes à la protection de la vie privée et à la détection rapide des failles.
- Organiser des exercices d’incident pour tester la réactivité et ancrer la résilience dans la culture d’entreprise.
anticiper les évolutions et intégrer la conformité dans la culture d’entreprise
Faire de la conformité un automatisme collectif : chaque innovation, chaque campagne, chaque nouvel outil doit passer au crible de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Ce réflexe ne freine pas l’agilité, il renforce la confiance et protège la réputation sur la durée.
Se mettre au diapason de la Loi 25, c’est transformer une contrainte en avantage concurrentiel, celui des entreprises sur lesquelles on peut vraiment compter lorsqu’il s’agit de confiance numérique.
